تصمیمات راجع به تعیین اعضای هیئت مدیره باید به اکثریت لاقل نصف سرمایه اتخاذ شود،اگر در دفعه اول این اکثریت حاصل نشد باید تمام شرکاء مجدداً دعوت شوند، در این صورت تصمیمات به اکثریت عددی شرکاء اتخاذ می شود اگر چه اکثریت مزبور دارای نصف سرمایه نباشد.
یعنی اگر اکثریت تعداد شرکاء بدون در نظر گرفتن میزان سرمایه شان برای بار دوم حضور یابند امکان ثبت صورتجلسات در خصوص تعیین اعضای هیئت مدیره وجود دارد.
در شرکتهای تضامنی کلیه تغییرات و تصمیمات باید با حضور کلیه شرکا صورت بگیرد.
روند انجام قرارداد تغییرات در موسسه آرکا
۱-قرارداد تغییرات به تایید مدیر فروش و فی مابین مدیر قرارداد و مشتری منعقد می شود.
۲-قرارداد تغییرات باید به تایید صندوق برسد .
۳-قرارداد تغییرات به همراه پرونده توسط مسئول دبیرخانه اندیکاتور می شود.
۴- مسئول اندیکاتور قرارداد تغییرات را تحویل مسئول اجرایی می دهد.
۵- مسئول اجرایی توسط نرم افزار سی آر ام موسسه آرکا ،قرارداد تغییرات را به کارشناس مربوطه ارجاع می دهد.
۶-کارشناس تغییرات ،قرارداد را چک کرده و نواقص مدارک را مشخص می کند سپس با مشتری تماس گرفته و کلیه دستورجلسات و لیست سهامداران یا شرکای شرکت مربوطه را با مشتری چک کرده و در نهایت نقص مدارک را توسط تلگرام یا ایمیل و همچنین تلفنی به مشتری اعلام می کند.درصورتی که مشتری دسترس نباشد نقص مدارک پیامک می شود.
۷-پس از تکمیل مدارک کارشناس تغییرات،توسط نرم افزار تنظیم صورتجلسه،صورتجلسه براساس دستور جلسات قرارداد تنظیم کرده و جهت چک متن صورت جلسه هیچ ایراد و مغایرتی با برگه قرارداد وسوابق شرکت و اساسنامه نداشته باشد.

۸-پس از تایید صورتجلسه توسط کارشناس چک صورتجلسه،صورتجلسه به مشتری ایمیل یا پیک میشود.
۹-مشتری موظف است صورت جلسه را مطالعه کند در صورت تایید،دو نسخه از صورت جلسه تنظیم شده را امضا کرده و تحویل کارشناس تغییرات دهد.
۱۰-پس از امضای صورتجلسه، متن وکالتنامه(جهت اخذ آگهی و پرداخت هزینه های قانونی صورتجلسه مربوطه در اداره ثبت شرکتها توسط وکیل موسسه) ،تنظیم می شود و باید به امضای موکل یا موکلینی که شرکت با حق توکیل به ایشان وکالت داده ،وکالتنامه وکیل را امضا کنند.
۱۱-پس از امضای صورتجلسه و وکالتنامه و تکمیل مدارک مربوطه،صورتجلسه توسط کارشناس تغییرات،در سامانه ثبت و اسناد املاک کشور پذیرش صورتجلسه شد و پذیرش نهایی می شود.
۱۲-پس از پذیرش نهایی، رسید پذیرش و تغییرات از سامانه مذکور دو نسخه پرینت گرفته می شود و صورتجلسه به همراه رسید پذیرش و رسید تغییرات و مدارک مربوطه و وکالتنامه داخل پوشه تغییرات قرار گرفته و در نهایت داخل پاکت پستی مخصوص تغییرات قرار می گیرد(اطلاعات مربوط به پوشه و پاکت پستی تغییرات توسط کارشناس تغییرات پر می شود).
۱۳-پس از اجرای بند ۱۲،کارشناس چک صورت جلسه مجدد پرونده تغییرات را چک پستی می کند در صورت تایید ایشان، پرونده تغییرات تحویل مسئول اسکن داده می شود تا کلیه پرونده به همراه برگه قرارداد اسکن شود و در نرم افزار اسکن موسسه بارگذاری شود.
۱۴-اسامی پرونده های تغییرات در لیست تنخواه جهت پست نوشته می شود و در نهایت باید به تایید و امضای مسئول اجرایی ،حسابداری و مدیریت کل موسسه برسد پس از امضا هزینه مربوط به لیست تنخواه توسط صندوق شرکت به مسئول پستپرداخت میشود.
۱۵- مسئول پرونده تغییرات را به اداره پست منطقه ۱۳ برده و به آدرس اداره ثبت شرکتها پست می کند و در نهایت پس از پست بارکد پستی پرونده های تغییرات را تحویل کارشناس های تغییرات می دهد.
۱۶-کارشناس تغییرات با شماره گیری تغییرات وارد سامانه اداره ثبت و اسناد املاک کشور می شود و بارکد پستی مربوطه به صورتجلسه پذیرش شده را وارد می کند و وضعیت صورتجلسه تغییرات در سامانه به ارسال مدارک تغییر می کند.
۱۷-کارشناس تغییرات موظف است هر روز وضعیت صورتجلسه را در سامانه پیگیری کند(کارشناس اداره ثبت حداقل ۳ روز حداکثر ۳۰ روزکاری نتیجه صورتجلسه را که منجر به آگهی یا ایراد گردیده را در سامانه اعلام می کند).
۱۸-درصورتی که صورتجلسه منجر به آگهی شد کارشناس تغییرات، پیش نویس آگهی تغییرات و کپی صورتجلسه پست شده را تحویل وکیل پرونده می دهد.
۱۹-وکیل پرونده موظف است متن آگهی تغییرات را با صورتجلسه چک کند در صورت ایراد جهت رفع ایراد با مسئول اجرایی هماهنگ کند و درصورت تایید هزینه مربوط به درج روزنامه را پرداخت کرده و آگهی تغییرات ممهور شده به مهر قوه قضاییه را از اداره ثبت شرکتها تحویل می گیرد.
۲۰-وکیل آگهی تغییرات را تحویل مسئول اسکن می دهد.
۲۱-مسئول اسکن آگهی تغییرات را از وکیل تحویل گرفته و به همراه نام شرکت و تعداد آگهی و ضمائم آن در دفتر مربوطه رسید می کند.
۲۲-مسئول اسکن آگهی تغییرات را تحویل کارشناس تغییرات می دهد تا مجددا توسط کارشناس چک شود در صورتی که ایراد داشته باشد حق الوکاله به وکیل پرداخت نمی شود و وکیل موظف است آگهی اصلاحی شرکت را بگیرد،درصورتی که متن آگهی مورد تایید کارشناس بود برگه تحویل مدارک مربوطه به قرارداد تغییرات را پر کرده به همراه آگهی تغییرات به مسئول اسکن عودت داده می شود.
۲۳-مسئول اسکن آگهی تغییرات را اسکن می کند و آگهی های تغییرات را به همراه برگه تحویل مدارک به قسمت تحویل مدارک موسسه ارائه می دهد و رسید می گیرد.
۲۴-مسئول تحویل مدارک موظف است با مشتری تماس بگیرد و اطلاع دهد که آگهی تغییرات ممهور شده به مهر قوه قضائیه را وکیل آورده،پس از اینکه مشتری حظوراً آمد و پس از تصفیه کامل آگهی تغییرات را تحویل گرفت آگهی تغییرات را در سایت روزنامه رسنی ثبت کرده و هزینه مربوطه را پرداخت کند(حدودا یک هفته الی ۱۰روز کاری آگهی تغییرات در سایت روزنامه رسمی اعلام می شود و تقریبا پس از ۳ هفته الی یک ماه روزنامه رسمی کاغذی آگهی تغییرات به آدرس موسسه پست می شود).